•Организация командировок сотрудникам Компании: заказ авиа и ж/д билетов, бронирование номеров в гостинице, заказ трансферов для командированных сотрудников; •Контроль поставки воды в офис и исправности питьевых аппаратов и кофе-машин; •Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений для лучшего взаимодействия с Поставщиками; •Работа с первичными бухгалтерскими документами, заведение в WIBS счетов на оплату, выставленных Поставщиками товаров и услуг; •Оформление работникам электронных пропусков в офисное здание, карточек на обеды, пропусков на склад и стоянку; •Формирование ежемесячных отчетов по затратам на обеды сотрудников; •Обеспечение переездов и пересадок сотрудников внутри компании и в другие офисы; •Работа с отчетами в WIBS по распределению сотрудников Компании по рабочим местам с «привязкой» к расположению офисов (Митино, Томск, Щелково); •Оформление обходного листа увольняющимся сотрудникам; •Ведение табель учета посещаемости сотрудников; •Заказ полиграфической продукции; •Осуществление финансово-хозяйственного обеспечения деятельности Организации (заказ канцелярских и хозяйственных товаров, в том числе визиток и офисной мебели); •Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. (Анализирую и определяю, потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляю планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяю наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирую предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечиваю размещение заказа у поставщиков; заключаю договоры); •Обеспечение хранения канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организация, учет и выдачу предметов, и средств труда работникам офиса; •Организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса; •Осуществление оперативной связи со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, деловая корреспонденция); •Организация использования в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществление контроля над надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания; •Использование ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия; •Встречать посетителей (клиенты Организации, соискатели и т.д.) с выяснением цели их визита и препровождением в переговорную комнату, а также своевременным предупреждением сотрудников Организации об их визите. Организация: •Встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание, гостей, визитеров делегаций, клиентов, партнеров; •Прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; •Материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. •Распределять входящие звонки; •Передавать информационные сообщения сотрудников Организации как внутренним, так и внешним контактам; •По поручению руководства отправление официальной корреспонденции по почте; •Выполнение отдельных поручений руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности Организации; •Координирование работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса. Организация ведения деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведение деловой переписки, обеспечение рассылки необходимых материалов; •Оказание работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций.